Si të aktivizoni Shënimet e IA-së në Teams

Përgjigje e shkurtër: Shënimet e IA-së në Teams funksionojnë më mirë kur administratorët aktivizojnë së pari politikat e duhura të Copilot dhe transkriptimit, pastaj organizatorët aktivizojnë Facilitator ose përdorin Recap në takimet e mbështetura. Kur licencimi, transkriptimi ose lloji i takimit nuk është vendosur saktë, shënimet mund të mos shfaqen ose mund të jenë të paplota.

Përmbledhjet kryesore:

Kontroll administratori: Kontrolloni politikat e takimeve të Ekipit përpara se të prisni që të shfaqen Shënimet e IA-së.

Kontrolli i licencës: Përputhni veçoritë e Facilitatorit, Përmbledhjes dhe Bashkëpilotit me të drejtën e saktë.

Kërkesa për transkriptim: Aktivizoni dhe ekzekutoni transkriptimin kur shënimet e inteligjencës artificiale pas takimit kanë rëndësi.

Përgatitja e takimeve: Përdorni takime të planifikuara dhe të mbështetura me axhenda të qarta për të përmirësuar rezultatet.

Rishikimi njerëzor: Verifikoni emrat, vendimet, afatet dhe detajet e ndjeshme përpara se të ndani shënime.

1. Çfarë do të thotë Shënimet e IA-së në Teams 🤖

Para se të hyni në Si të aktivizoni Shënimet e IA-së në Teams, duhet të ndani tre veçori me pamje të ngjashme:

• Shënime të gjeneruara nga inteligjenca artificiale gjatë takimit - zakonisht mundësohen përmes Facilitator në takimet e Teams.

• Shënime të inteligjencës artificiale në Përmbledhje - shënime dhe detyra pasuese të shfaqura pas një takimi ose eventi.

• Shënime takimi të Copilot - shënime të gjeneruara përmes Microsoft 365 Copilot nga përvoja e bisedës ose përmbledhjes së takimit.

Facilitator mund të gjenerojë shënime të inteligjencës artificiale në kohë reale, të përmbledhë vendimet kryesore, të dokumentojë pyetje të hapura, t'u përgjigjet pyetjeve në bisedën e takimeve dhe të ndihmojë në menaxhimin e detyrave . Microsoft thotë se kërkohet një licencë Microsoft 365 Copilot për të shtuar Facilitator në një takim ose për ta aktivizuar atë gjatë një takimi, megjithëse pjesëmarrësit e brendshëm të takimit mund të shohin përditësimet e drejtpërdrejta pasi të jetë në punë.

Ky dallim ka rëndësi sepse një person mund të thotë "Shënime të IA-së" dhe të ketë parasysh panelin e shënimeve të lëmuara, ndërsa një person tjetër do të thotë skedën e shënimeve të IA-së pas takimit. E njëjta kuzhinë, sirtarë të ndryshëm.

2. Listë e shpejtë kontrolli përpara se të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale në Teams ✅

Ja pjesa e thatë, por e rëndësishme. Shënimet e IA-së nuk shfaqen magjikisht vetëm sepse dikush klikoi "Bashkohu". Zakonisht ju nevojitet licenca e duhur, politika e duhur e administratorit, transkriptimi i aktivizuar dhe një format takimi që mbështet këtë veçori.

Kontrolloni këto së pari:

• Organizata juaj ka Microsoft 365 Copilot për shënime të drejtpërdrejta të IA-së të Facilitatorit, ose Teams Premium / Copilot ku përdoren veçoritë Intelligent Recap.

• Transkriptimi lejohet nga politika e takimeve të Ekipit.

• Copilot nuk është bllokuar nga një politikë administratori.

• Takimi është një takim i planifikuar i Teams ku mbështetet kjo veçori.

• Organizatori ose prezantuesi ka leje për të aktivizuar funksionin përkatës të inteligjencës artificiale.

• Takimi është mjaftueshëm i gjatë dhe i transkriptuar nëse dëshironi shënime me inteligjencë artificiale pas takimit.

të Microsoft përfshin "Shikoni shënimet dhe detyrat e gjeneruara nga IA nga takimet" si një aftësi komunikimi të mundësuar nga IA, ndërsa udhëzimet e saj për Facilitator thonë veçmas se kërkohet Microsoft 365 Copilot për të shtuar ose aktivizuar Facilitator.

Një problem i vogël, sepse sigurisht që ka një: Shënimet e inteligjencës artificiale në Recap janë të disponueshme për ngjarjet që zgjatën më shumë se pesë minuta dhe u transkriptuan në anglisht, dhe Microsoft gjithashtu vëren se formatimi mund të ndryshojë në varësi të gjuhës së transkriptimit.

3. Si të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale në Teams si administrator 🛠️

Për administratorët, " Si të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale në Teams" fillon në qendrën e administrimit të Teams, jo brenda vetë takimit. Këtu ngecin shumë njerëz. Ata vazhdojnë të kërkojnë butonin e shënimeve të inteligjencës artificiale, por politika thotë në heshtje "jo" në sfond.

Rruga e administratorit është zakonisht:

1. Hapni qendrën e administrimit të Teams.

2. Shkoni te Takimet.

3. Zgjidhni Politikat e Takimit.

4. Zgjidhni një politikë ekzistuese ose krijoni një të re.

5. Gjej Regjistrimi dhe transkriptimi .

6. Gjeni cilësimin e Copilot .

7. Zgjidhni një nga opsionet e disponueshme:

   • Aktiv

   • Aktiv me transkript të ruajtur të kërkuar

   • Aktiv me transkriptin e ruajtur si parazgjedhje

   • Joaktiv

8. Ruaj politikën dhe sigurohu që u është caktuar përdoruesve të duhur.

Udhëzimet e administratorit të Microsoft renditin ato cilësime të politikës së takimeve të Copilot dhe shpjegojnë se politika e transkriptimit ndikon nëse Copilot mund të funksionojë gjatë dhe pas takimeve.

Gjithashtu, duhet të konfirmoni që vetë transkriptimi është i disponueshëm. Transkriptimi i Teams është një veçori e kontrolluar nga politikatdhe organizatori dhe përdoruesi që fillon transkriptimin duhet të kenë të aktivizuar cilësimin për takime, seminare në internet ose takime bashkiake për të përfshirë transkriptet.

Kjo është pjesa që njerëzit e anashkalojnë dhe pastaj fajësojnë Teams. Ndonjëherë Teams e meriton. Megjithatë, jo gjithmonë.

4. Si të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale në Teams kur planifikoni një takim 📅

Për organizatorët e takimeve, rruga më e lehtë është të përgatisin Shënime të IA-së përpara se të fillojë takimi. Kjo i jep Teams më shumë hapësirë ​​për t'u sjellë mirë, si një mace që është ushqyer tashmë.

Për të shtuar Ndërmjetësuesin gjatë planifikimit:

1. Hap Kalendarin në Teams.

2. Zgjidhni E re.

3. Aktivizoni e takimit të Ekipit .

4. Zgjidhni Opsionet.

5. Shko te Copilot dhe IA të tjera.

6. Sigurohuni që Lejo Bashkëpilotin dhe Ndërmjetësuesin të jetë vendosur në njërën nga këto:

   • Vetëm gjatë takimit

   • Gjatë dhe pas takimit

7. Aktivizoni e Lehtësuesit .

8. Zgjidhni Zbato.

e Microsoft për Facilitator thonë se kjo është rruga e planifikimitdhe ato gjithashtu vërejnë se Facilitator mund të shtohet vetëm në takimet e planifikuara, jo në takimet e kanalit, takimet e menjëhershme ose thirrjet e Teams.

Një ftesë e mirë për takim ndihmon gjithashtu. Shtoni një axhendë të thjeshtë në përshkrim ose në shënimet e takimit. Lehtësuesi mund të kontrollojë për një axhendë në ftesë ose në shënimet e takimit Loop dhe ta përdorë atë për të ndihmuar në mbajtjen e diskutimit të organizuar. Jo magjike, por mjaft e ngushtë kur takimi juaj ka shumë momente "vetëm edhe një gjë".

5. Si të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale gjatë një takimi të drejtpërdrejtë të ekipit 🎙️

Ndoshta ke harruar ta aktivizosh gjatë planifikimit. Ndodh. Hap takimin, dikush thotë "A mund të mbajë shënime inteligjenca artificiale?", dhe papritmas të gjithë e shikojnë organizatorin sikur të kontrollojnë hënën.

Për të aktivizuar Facilitatorin gjatë një takimi:

1. Bashkohuni në takimin e Ekipeve.

2. Zgjidhni Më shumë veprime nga kontrollet e takimit.

3. Zgjidhni Aktivizoni lehtësuesin.

4. Zgjidh një gjuhë takimi nëse të kërkon Teams.

5. Prisni disa minuta që shënimet të fillojnë të shfaqen.

Pasi aktivizohet Facilitatori, ikona e Shënimeve ndryshon për të treguar se shënimet e gjeneruara nga inteligjenca artificiale janë aktive. Microsoft thotë se shënimet nuk shfaqen menjëherë dhe mund të zgjasin disa minuta sepse bazohen në diskutimin e kapur në transkript.

Një detaj i rëndësishëm roli: pjesëmarrësit në celular mund të shohin shënime të drejtpërdrejta, por vetëm organizatorët ose prezantuesit që përdorin Teams në desktop ose në internet mund ta aktivizojnë ose çaktivizojnë Facilitatorin gjatë një takimi.

Pra, nëse dikush po lidhet nga një telefon në një taksi dhe pyet pse nuk mund ta aktivizojë, kjo mund të jetë arsyeja. Bezdisëse? Po. Logjike? Kryesisht.

6. Si të gjeni shënime të inteligjencës artificiale pas një takimi të ekipit 🔎

Pasi mbaron takimi, shënimet nuk zhduken në mjegullën e produktivitetit. Zakonisht mund t’i gjeni nga biseda e takimit ose nga Përmbledhja.

Për të shqyrtuar përmbajtjen e gjeneruar nga inteligjenca artificiale pas një takimi:

1. Hap Chat në Teams.

2. Zgjidhni bisedën e takimit.

3. Zgjidhni Përmbledhje në krye.

4. Zgjidhni Shënime ose Shënime AI, varësisht nga përvoja e treguar në qiramarrësin tuaj.

Microsoft thotë se përmbajtja e gjeneruar nga Facilitator mund të aksesohet përmes bisedës së takimit dhe shënimeve të takimit në Recap pas përfundimit të takimit. Shënimet e takimit të gjeneruara nga IA ruhen në një faqe Microsoft Loop dhe pjesëmarrësit në takim mund ta modifikojnë atë faqe Loop para, gjatë ose pas takimit.

Për shënimet e Recap AI në një kuptim më të gjerë, Microsoft thotë se përdoruesit mund të shohin shënimet manuale dhe të gjeneruara nga IA, plus detyrat pasuese duke zgjedhur shënimet e IA në përmbledhjen e ngjarjes, me kusht që takimi të përmbushë kërkesat e transkriptimit.

Këtu Shënimet e IA-së bëhen më shumë sesa një truk takimi. Mund të nxirrni vendime, detyra, kontekst të humbur dhe veprime pasuese pa e riprodhuar të gjithë bisedën sikur po hetoni një skenë të vogël krimi në një zyrë 🕵️.

7. Tabela Krahasuese: Mënyrat për të Përdorur Shënimet e IA-së në Teams 📊

Metoda / Karakteristika	Më e mira për	Kërkesa kryesore	Çfarë merr	Paksa bezdisëse
Shënime të drejtpërdrejta të IA-së nga lehtësuesi	Takime ku njerëzit kanë nevojë për shënime ndërsa flasin	Licencë për bashkëpilot të Microsoft 365	Shënime, vendime, pyetje, detyra në kohë reale	Ka nevojë për lloj takimi të mbështetur - jo çdo takim funksionon
Shënime të inteligjencës artificiale në përmbledhje	Duke u takuar pas një takimi	Takim i transkriptuar i përshtatshëm	Shënime, detyra, përmbledhje e përmbajtjes	Nuk do të shfaqet nëse mungon transkriptimi
Copilot “Gjeneroni shënime takimi”	Përmbledhje të shpejta pas takimit	Bashkëpilot i Microsoft 365	Temat kryesore dhe pikat e veprimit	Sigurisht, ende duhet ta verifikosh
Shënime të Ekipit Manual	Takime të thjeshta të brendshme	Qasje bazë në shënimet e takimit	Rend dite, shënime, detyra	Dikush duhet të shkruajë, tragjike por e vërtetë
Regjistrim plus transkript	Flukset e punës së shqyrtimit dhe pajtueshmërisë	Politika e regjistrimit/transkriptimit është aktivizuar	Konteksti i transkriptimit dhe riprodhimit të kërkueshëm	Mund të krijojë pyetje për ruajtjen dhe privatësinë

Udhëzimet e mbështetjes së Microsoft për shënimet e gjeneruara nga Copilot thonë se përdoruesit mund të zgjedhin Copilot nga biseda e takimit, të zgjedhin më shumë kërkesa, të gjenerojnë shënime takimi, t'i kopjojnë ato dhe t'i ngjisin diku tjetër, ndërkohë që u kujtojnë përdoruesve të verifikojnë rezultatin e inteligjencës artificiale sepse mund të jetë i pasaktë.

8. Konfigurimi më i mirë i takimeve për shënime më të mira të inteligjencës artificiale në Teams 🧠

Të dish si të aktivizosh Shënimet e IA-së në Teams është gjysma e punës. Marrja e shënimeve të vlefshme është gjysma tjetër. IA është e mirë në strukturë, por nuk është një lexues mendjesh që mban kufje. Ajo ka nevojë për të dhëna të qarta.

Përdorni këtë konfigurim:

• Shtoni një axhendë të qartë përpara takimit.

• Thuajini vendimet me zë të lartë: “Vendimi: do ta lançojmë projektin pilot javën tjetër.”

• Caktoni pronarët me gojë: "Maya është përgjegjëse për vazhdimin e punës me financat."

• Bëni një pauzë para se të ndërroni temën.

• Shmangni pesë persona që flasin me njëri-tjetrin. Po, ambicioz.

• Përdorni emra vazhdimisht në mënyrë që pronësia e detyrës të jetë më e qartë.

• Mbajeni gjuhën e takimit të qëndrueshme sa herë që të jetë e mundur.

• Kontrolloni shënimet përpara se t'i ndani gjerësisht.

Lehtësuesi mund të zbulojë axhendat nga ftesa e takimit ose shënimet e takimit Loop, dhe mund të ndihmojë në ndjekjen e temave të axhendës gjatë takimit.

Një truk mjaft efektiv: shpallni artikujt e veprimit sikur po i tregoni diçka një asistenti shumë të lodhur. Jo robotik, thjesht qartë. "Artikull veprimi: Jordan do të dërgojë paketën e përditësuar." Ky lloj fjalie i bën shënimet e IA-së shumë më pak të buta.

9. Probleme të Zakonshme Kur Shënimet e IA-së Nuk Shfaqen ⚠️

Nëse mungojnë Shënime të IA-së në Teams, mos supozo menjëherë se funksioni është i prishur. Mund të jetë i tillë, por ka disa bllokues normalë.

Shkaqet e zakonshme përfshijnë:

• Nuk keni të drejtë për Copilot ose Teams Premium për veçorinë që po përpiqeni të përdorni.

• Bashkëpiloti është çaktivizuar në politikat e takimeve të Teams.

• Transkriptimi është çaktivizuar për organizatorin ose personin që po përpiqet ta nisë atë.

• Takimi është shumë i shkurtër për shënimet e Recap AI.

• Takimi nuk u transkriptua.

• Lloj takimi i pambështetur, siç është një takim kanali për Ndërmjetësuesin.

• Rol i gabuar, si p.sh. një pjesëmarrës që përpiqet të aktivizojë Fasilitatorin.

• Kufizimet e pjesëmarrësve të jashtëm.

• Etiketat e ndjeshmërisë ose enkriptimi që bllokojnë nxjerrjen e axhendës.

Dokumentacioni i Microsoft vëren se Teams përdor transkriptin e ngjarjeve, të dhënat e pjesëmarrjes dhe të dhënat e PowerPoint Live për të ofruar veçori Inteligjente të Përmbledhjes të mundësuar nga IA, kështu që mungesa e të dhënave të transkriptit mund të nënkuptojë mungesë të vlerës së përmbledhjes së IA-së.

Për shënimet e drejtpërdrejta të Facilitatorit, mbani mend se vetëm organizatorët dhe prezantuesit në desktop ose në internet mund ta aktivizojnë ose çaktivizojnë Facilitatorin gjatë takimit. Përdoruesit e celularëve mund të shikojnë shënimet e drejtpërdrejta, por nuk mund ta aktivizojnë funksionin në të njëjtën mënyrë.

10. Privatësia, Lejet dhe Rregulli "Ju lutem Verifikoni këtë" 🔐

Shënimet e IA-së janë të dobishme, por ato nuk janë një stenograf ligjor, një oficer pajtueshmërie apo kolegu juaj më i fiksuar pas detajeve. Ato gjenerohen nga të dhënat e takimeve dhe mund të humbasin kontekstin, të formulojnë diçka në mënyrë të çuditshme ose ta kthejnë një diskutim të çrregullt në një përmbledhje që duket e sigurt dhe që është vetëm pjesërisht e saktë.

Microsoft deklaron se përmbajtja e gjeneruar nga inteligjenca artificiale në përmbledhjen e Teams bazohet në transkriptin e ngjarjes dhe mundësohet nga GPT dhe modele të tjera të inteligjencës artificiale, dhe se mund të jetë e pasaktë, e paplotë ose e papërshtatshme.

Pra, rregulli praktik është i thjeshtë:

• Rishikoni Shënimet e IA-së përpara se t'ua dërgoni klientëve.

• Kontrolloni vendimet, numrat, emrat dhe afatet.

• Konfirmoni detajet e ndjeshme përpara se t'i ruani ose t'i përcillni ato.

• Shmangni mbështetjen te Shënimet e IA-së si të dhënat e vetme për vendime ligjore, të burimeve njerëzore, financiare ose të rregulluara.

• Sigurohuni që pjesëmarrësit i kuptojnë politikat e transkriptimit dhe përmbledhjes së gjeneruar nga inteligjenca artificiale.

Teams gjithashtu ofron opsione takimesh dhe kontrolle administratori për përmbajtje të ndjeshme takimesh, duke përfshirë kontrollet që lidhen me kopjimin, përcjelljen, regjistrimet, transkriptet dhe informacionet e gjeneruara nga inteligjenca artificiale.

Pak paranojë këtu është e shëndetshme. Jo paranojë e tipit "ndoshta mos e ngjisni përmbledhjen e papërpunuar të inteligjencës artificiale në një memo pa e lexuar".

11. Këshilla për shpërndarjen e informacionit për administratorët dhe menaxherët e ekipeve 🚀

Publikimi i Shënimeve të IA-së funksionon më mirë kur nuk shtypni thjesht një buton dhe shpresoni që të gjithë të sillen si një video trajnimi.

Një plan i thjeshtë shpërndarjeje:

1. Zgjidhni një grup të vogël pilotësh.

2. Konfirmoni licencat dhe politikat.

3. Aktivizo cilësimet e transkriptimit dhe të Copilot për atë grup.

4. Krijoni një takim provë.

5. Provoni shënimet e drejtpërdrejta të Fasilitatorit.

6. Provo shënimet e inteligjencës artificiale të Përmbledhjes pas takimit.

7. Dokumentoni hapat e saktë që shohin përdoruesit tuaj.

8. Krijoni një udhëzues të shkurtër të brendshëm se “kur të përdorni Shënimet e IA-së”.

9. Përfshini kujtesa për privatësinë.

10. Pyetini njerëzit se çfarë i ngatërronte, sepse do t'ju tregojnë ata. Me zë të lartë.

Arsyeja për një program pilot është se përvojat e Teams mund të ndryshojnë në bazë të licencimit, politikave të administratorit, llojit të takimit, versionit të klientit dhe cilësimeve organizative. Nuk është një buton i madh i kuq. Është më shumë si një sirtar plot me butona, disa të etiketuar më mirë se të tjerët.

12. Përgjigje e shpejtë: Si të aktivizoni shënimet e inteligjencës artificiale në Teams 🏁

Ja versioni i shkurtuar i Si të aktivizoni Shënimet e IA-së në Teams:

Për administratorët:

• Shko te qendra e administrimit të Teams.

• Hap Takimet > Politikat e takimeve.

• Te Regjistrimi dhe transkriptimi, aktivizoni politikën e duhur të Copilot .

• Sigurohuni që transkriptimi të jetë i lejuar.

• Caktoni politikën te përdoruesit e duhur.

Për organizatorët:

• Krijo një takim të planifikuar të Ekipit.

• Hap Opsionet > Piloti i dytë dhe inteligjenca artificiale të tjera.

• Caktoni Lejo Bashkëpilotin dhe Ndërmjetësin në një opsion të aktivizuar.

• Aktivizoni Lehtësuesin.

• Zbato cilësimin.

Gjatë takimit:

• Zgjidhni Më shumë veprime.

• Zgjidhni Aktivizoni Lehtësuesin.

• Prit disa minuta derisa të shfaqen shënimet e gjeneruara nga inteligjenca artificiale.

Pas takimit:

• Hap bisedën e takimit.

• Shko te Përmbledhja.

• Zgjidhni Shënime ose Shënime të IA-së.

Ky është versioni i pastër. Versioni praktik përfshin kontrollin e licencave, politikave, transkriptimit, roleve dhe nëse Teams po kalon një nga ato ditë.

Mendime përmbyllëse 💬

të aktivizosh Shënimet e IA-së në Teams pasi pjesët të jenë rreshtuar, por është e lehtë t'i ngatërrosh ato. Administratorët kontrollojnë portat e politikave. Organizatorët kontrollojnë konfigurimin e takimit. Prezantuesit dhe organizatorët mund të aktivizojnë Facilitatorin në takimet e mbështetura. Transkriptimi i jep IA-së diçka nga e cila të punojë. Përmbledhja është vendi ku takimi bëhet i kërkueshëm, i lehtë për t'u lexuar dhe - idealisht - më pak i mbushur me kujtime.

Konfigurimi më i mirë është i thjeshtë: aktivizoni politikat e duhura, aktivizoni transkriptimin, caktoni takimin siç duhet, përdorni Facilitatorin kur shënimet e drejtpërdrejta kanë rëndësi dhe rishikoni rezultatin përpara se ta trajtoni si të vërtetë të gdhendur në pllaka guri 🪨. Shënimet e inteligjencës artificiale janë shumë të dobishme, por ato janë prapëseprapë shënime nga një makinë që dëgjon njerëzit duke ndërprerë njëri-tjetrin. Pra, po, përdoreni ato. Thjesht mbani një vetull pak të ngritur.

Shembull nga bota reale: Përdorimi i Shënimeve të IA-së për një takim javor të projektit të klientit 🧾

Skenari

Imagjinoni një agjenci të vogël në internet që zhvillon një takim javor 45-minutësh të Teams me një klient. Të njëjtat probleme vazhdojnë të shfaqen: vendimet fshihen në bisedë, veprimet mbahen mend përgjysmë dhe dikush kalon 20-30 minuta pas çdo takimi duke i kthyer shënimet e ngatërruara në një përditësim për klientin.

Ky është një skenar shembullor imagjinar, por realist. Agjencia përdor Shënimet e IA-së në Teams për të krijuar një draft të parë të shënimeve të takimit, më pas një menaxher projekti shqyrton rezultatin përpara se çdo gjë t'i shkojë klientit. Kjo pjesa e fundit ka rëndësi. IA po ndihmon me punën administrative, jo po zëvendëson njeriun që e kupton projektin.

Takimi është planifikuar në Teams, transkriptimi është i aktivizuar dhe Facilitatori është i aktivizuar përpara se të fillojë thirrja. Kjo përputhet me pikën kryesore të artikullit: Shënimet e IA funksionojnë më mirë kur licencimi, politika e takimit, transkriptimi dhe përgatitja e takimit renditen të gjitha së pari.

Çfarë i duhet asistentit

Për këtë përgatitje, organizatori përgatit:

Një takim i planifikuar i Teams, jo një telefonatë e shpejtë ad hoc.

Një axhendë e shkurtër në ftesën e takimit.

Transkriptimi i takimit është aktivizuar.

Lehtësuesi u ndez përpara se të fillonte takimi.

Një menaxher projekti i caktuar për të shqyrtuar shënimet e IA-së.

Një listë e thjeshtë kontrolli për shqyrtimin e emrave, datave, kostove, afateve dhe vendimeve të klientëve.

Një axhendë e mirë mund të duket kështu:

Rendi i ditës:

Rishikoni rezultatet e javës së kaluar.

Konfirmo ndryshimet e kopjes së faqes kryesore.

Vendosni nëse do ta mbani apo do ta hiqni videon e faqes së çmimeve.

Caktoni pronarë për detyrat e nisjes.

Konfirmoni datën e shqyrtimit të ardhshëm.

Kjo i jep inteligjencës artificiale më shumë strukturë sesa një ftesë e paqartë për "kapjen e projektit". Gjithashtu i ndihmon njerëzit të qëndrojnë pak më pak të shpërndarë, gjë që është gjithmonë një bonus.

Shembull udhëzimi

Në fillim të takimit, organizatori mund të thotë diçka si:

"Sot po përdorim shënime të gjeneruara nga inteligjenca artificiale për të kapur vendimet dhe pikat e veprimit. Ju lutemi të deklaroni qartë vendimet, të përfshini emrin e pronarit për secilën detyrë dhe të përmendni afatet kur është e mundur. Do t'i shqyrtojmë shënimet përpara se t'i ndajmë ato pas takimit."

Gjatë takimit, menaxheri i projektit mund t'i bëjë të qarta pikat e veprimit:

"Vendimi: po e mbajmë videon e faqes së çmimeve për lançim."

"Pika e veprimit: Priya do të dërgojë kopjen e rishikuar të faqes kryesore deri të enjten në orën 15:00."

"Artikulli i veprimit: Mark do të kontrollojë nëse etiketat e analizave po aktivizohen saktë para të premtes."

Kjo mund të duket pak formale në fillim, por i jep inteligjencës artificiale pika të qarta për të punuar. Hyjnë në diskutime të paqarta, dalin shënime të paqarta. Hyjnë në vendime të qarta, dalin shënime praktike.

Si ta testoni

Kryeni një test të vogël me tre takime përpara se ta zbatoni në të gjithë ekipin.

Takimi 1: Përdorni vetëm shënime normale manuale.

Takimi 2: Përdorni Shënime të IA-së, por pa axhendë të strukturuar.

Takimi 3: Përdorni Shënimet e IA-së me një axhendë të qartë dhe format të zërit të pikave të veprimit.

Pas çdo takimi, kontrolloni:

Sa kohë duhet për të prodhuar shënimet përfundimtare të gatshme për klientin.

Sa artikuj veprimi kanë nevojë për korrigjim.

Nëse afatet janë kapur saktë.

Nëse pronari i së drejtës është i lidhur me secilën detyrë.

Nëse përmbledhja përfshin ndonjë gjë për të cilën nuk është rënë dakord.

Rishikuesi duhet të krahasojë shënimet e inteligjencës artificiale me transkriptin përpara se të dërgojë ndonjë gjë jashtë institucionit. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për paratë, afatet kohore, formulimin ligjor, miratimet ose angazhimet e klientëve.

Rezultati

Rezultati ilustrues, bazuar në përcaktimin e kohës së tre takimeve shembullore të projektit prej 45 minutash:

Vetëm shënime manuale: 28 minuta për të prodhuar një përditësim të pastër të klientit.

Shënime të Inteligjencës Artificiale pa axhendë të qartë: 17 minuta për të shqyrtuar dhe pastruar shënimet.

Shënime të IA-së me axhendë dhe pika veprimi të qarta të folura: 9 minuta për të shqyrtuar dhe dërguar përditësimin përfundimtar.

Kjo është një kursim i vlerësuar prej 19 minutash për takim krahasuar me procesin manual. Në katër takime javore me klientët në muaj, kjo do të ishte rreth 76 minuta e kursyer në muaj për një menaxher projekti.

Kontrolli i cilësisë është po aq i rëndësishëm sa kursimi i kohës. Në këtë shembull testi, versioni i strukturuar i Shënimeve të AI-së kapi saktë 8 nga 9 pikat e veprimit. Gabimi i vetëm ishte një afat që kishte nevojë për korrigjim njerëzor. Pikërisht për këtë arsye Shënimet e AI-së duhet të trajtohen si një draft i parë i fortë, jo si burimi përfundimtar i së vërtetës.

Çfarë mund të shkojë keq

Dështimi më i zakonshëm është të folurit e paqartë. Nëse dikush thotë, "Le ta zgjidhim këtë javën tjetër", IA mund të mos e dijë se kujt i përket "ajo" ose çfarë do të thotë "javën tjetër".

Rreziqe të tjera përfshijnë:

Një detyrë që i është caktuar personit të gabuar.

Një sugjerim i butë që shkruhet si një vendim i prerë.

Një afat i caktuar që nuk është përmbushur ose nuk është respektuar siç duhet.

Detajet e ndjeshme të klientit shfaqen në shënime që ndahen shumë gjerësisht.

Meqenëse transkripti nuk është i disponueshëm, kjo dobëson përmbledhjen pas takimit.

Organizatori supozon se Shënimet e IA-së janë automatikisht të sakta sepse duken të rregullta.

Zgjidhja nuk është aspak e bukur, por efektive: përdorni një listë kontrolli për shqyrtimin e çështjeve, konfirmoni veprimet që duhen ndërmarrë përpara se të përfundojë takimi dhe mos i dërgoni shënimet e papërpunuara të inteligjencës artificiale direkt klientit.

Përgatitje praktike për të marrë me vete

Shënimet e IA-së në Teams funksionojnë më mirë kur takimi është tashmë i drejtuar mirë. Shtoni një axhendë, aktivizoni cilësimet e duhura, shqiptoni vendimet qartë dhe caktoni një person përgjegjës për shqyrtimin. Nëse e bëni këtë, Shënimet e IA-së mund ta shndërrojnë një takim të rrëmujshëm në një vazhdim të përdorshëm brenda pak minutash, në vend që të krijojnë një dokument tjetër që të gjithë duhet ta debatojnë më vonë.

Pyetje të shpeshta

Si mund ta aktivizoj Shënimet e IA-së në Teams si administrator?

Për të aktivizuar Shënimet e IA-së në Teams si administrator, filloni në qendrën e administrimit të Teams. Shkoni te Takimet, hapni politikat e takimeve dhe rishikoni seksionin Regjistrimi dhe transkriptimi. Sigurohuni që Copilot është i lejuar dhe transkriptimi është i aktivizuar për përdoruesit e duhur. Politika gjithashtu duhet t'u caktohet personave që duhet të kenë qasje në shënimet e IA-së.

Çfarë licencash më duhen për Shënimet e IA-së në Teams?

Licenca varet nga funksioni i shënimeve të inteligjencës artificiale që dëshironi të përdorni. Shënimet e gjeneruara nga inteligjenca artificiale në kohë reale me Facilitator zakonisht kërkojnë Microsoft 365 Copilot. Shënimet e inteligjencës artificiale në Recap mund të varen nga qasja në Teams Premium ose Copilot. Në shumë organizata, administratorët duhet të kontrollojnë si politikat e licencimit ashtu edhe ato të takimeve përpara se të supozojnë se funksioni është i disponueshëm.

Pse nuk shfaqen Shënimet e IA-së në takimin tim të Ekipit?

Shënimet e IA-së mund të mos shfaqen nëse Copilot është i çaktivizuar, transkriptimi është i bllokuar ose lloji i takimit nuk mbështetet. Takimi mund të jetë gjithashtu shumë i shkurtër, i patranskriptuar ose të mos ketë lejet e duhura të organizatorit. Një zgjidhje e zakonshme është të kontrolloni licencën e përdoruesit, politikën e takimeve të Teams, cilësimet e transkriptimit dhe nëse takimi ishte planifikuar në vend që të kishte filluar menjëherë.

A mund t’i aktivizoj Shënimet e IA-së gjatë një takimi të drejtpërdrejtë të Teams?

Po, në takimet e mbështetura, një organizator ose prezantues mund ta aktivizojë Ndërmjetësuesin gjatë takimit. Ata zakonisht e bëjnë këtë nga Më shumë veprime në kontrollet e takimit, pastaj zgjedhin Aktivizo Ndërmjetësuesin. Shënimet mund të duhen disa minuta për t'u shfaqur sepse Teams ka nevojë për përmbajtje diskutimi nga transkripti përpara se të gjenerojë shënime të dobishme.

Ku mund t’i gjej Shënimet e IA-së pas një takimi të Teams?

Pas takimit, hapni bisedën e takimit në Teams dhe zgjidhni Përmbledhje. Në varësi të konfigurimit tuaj, mund të shihni Shënime ose shënime të IA-së. Shënimet e gjeneruara nga lehtësuesi mund të shfaqen gjithashtu përmes bisedës së takimit dhe shënimeve të takimit. Zakonisht, shënimet e IA-së pas takimit funksionojnë më mirë kur takimi është transkriptuar dhe plotëson kërkesat e veçorisë.

Cili është ndryshimi midis shënimeve të takimit të Facilitatorit, Përmbledhjes dhe Bashkëpilotit?

Facilitatori është kryesisht për shënime të gjeneruara drejtpërdrejt nga IA gjatë një takimi. Përmbledhja është vendi ku përdoruesit shqyrtojnë shënimet, detyrat dhe përmbajtjen e takimit më pas. Shënimet e takimit të Copilot gjenerohen përmes përvojës së Copilot nga biseda ose përmbledhja e takimit. Ato mbivendosen, por nuk janë saktësisht e njëjta veçori, kështu që kërkesat e konfigurimit mund të ndryshojnë.

A kanë nevojë për transkriptim mbledhjet e Teams që shënimet e inteligjencës artificiale të funksionojnë?

Në shumë rrjedha pune të shënimeve të IA-së në Teams, transkriptimi është thelbësor sepse i jep IA-së diçka për të analizuar. Përmbledhja e shënimeve të IA-së varet veçanërisht nga disponueshmëria e transkriptit dhe nga përshtatshmëria e takimit. Administratorët duhet të konfirmojnë që transkriptimi lejohet në politikat e takimit dhe organizatorët duhet të sigurohen që takimi të transkriptohet kur kanë nevojë për shënime pas takimit.

Kush mund ta aktivizojë Facilitatorin për Shënimet e IA-së në Teams?

Lehtësuesi zakonisht mund të aktivizohet nga organizatorët ose prezantuesit duke përdorur Teams në desktop ose në internet. Përdoruesit e celularëve mund të jenë në gjendje të shohin shënimet drejtpërdrejt, por mund të mos jenë në gjendje ta aktivizojnë vetë Lehtësuesin. Ky ndryshim rolesh shpesh shpjegon pse një pjesëmarrës e sheh opsionin e shënimeve, ndërsa një person tjetër nuk mund ta aktivizojë atë.

Si mund të marr shënime më të mira takimesh të gjeneruara nga inteligjenca artificiale në Teams?

Përdorni një axhendë të qartë, thoni vendimet me zë të lartë dhe caktoni pikat e veprimit qartë me emër. Shmangni njerëzit që flasin mbi njëri-tjetrin sa herë që është e mundur dhe mbajeni gjuhën e takimit të qëndrueshme. Shënimet e inteligjencës artificiale funksionojnë më mirë kur takimi ka strukturë. Gjithashtu ndihmon të rishikohen shënimet përpara se t'i ndani ato gjerësisht.

A janë Shënimet e IA-së në Teams mjaftueshëm të besueshme për t'u ndarë?

Shënimet e inteligjencës artificiale janë të dobishme, por ato duhet të kontrollohen para se të ndahen, veçanërisht me klientët ose udhëheqjen. Rishikoni emrat, numrat, vendimet, afatet dhe detajet e ndjeshme. Rregulli praktik i artikullit është që shënimet e inteligjencës artificiale të trajtohen si një draft i dobishëm, jo ​​si një regjistër i përsosur ligjor ose i pajtueshmërisë. Rishikimi njerëzor është ende i rëndësishëm.

Referencat

1. Ndihma e Microsoft - Lehtësues në takimet e Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Cilësimet e politikës së takimit të Copilot - learn.microsoft.com

Gjeni IA-në më të fundit në Dyqanin Zyrtar të Asistentëve të IA-së

Rreth Nesh