Si të përdorni inteligjencën artificiale në punë [Video dhe kuiz]

Shkurt: Përdorni inteligjencën artificiale në punë për hartim, përmbledhje, organizim dhe analizë me risk të ulët, duke i mbajtur njerëzit përgjegjës për saktësinë dhe vendimet. Filloni me një detyrë të përsëritur, hiqni informacionin e ndjeshëm dhe rishikoni çdo rezultat - veçanërisht kur mund të ndikojë në të drejtat, jetesën, sigurinë ose të ardhmen e dikujt.

Përgjegjshmëria: Sigurohuni që njerëzit e kualifikuar të mbeten përgjegjës për vendimet me ndikim të lartë dhe miratimet përfundimtare.

Privatësia: Përdorni mjete të miratuara dhe hiqni informacionin konfidencial ose identifikues përpara se të dërgoni ndonjë gjë.

Transparenca: Zbuloni përdorimin e inteligjencës artificiale sa herë që politika e vendit të punës, pritjet e klientëve ose pasojat e mundshme e kërkojnë këtë.

Verifikimi: Kontrolloni faktet, pronarët, afatet dhe supozimet kundrejt materialit burimor origjinal.

Testimi: Matni kohën totale, korrigjimet e kërkuara dhe ndikimin e përdoruesit përpara se të zgjeroni ndonjë rrjedhë pune.

1. Çfarë përfshin përdorimi i inteligjencës artificiale në punë

Përdorimi i inteligjencës artificiale në punë nuk do të thotë domosdoshmërisht zëvendësimi i një personi ose automatizimi i një pune të plotë. Në shumicën e vendeve të punës, inteligjenca artificiale është shumë më e vlefshme si një mjet mbështetës.

Mendojeni si një asistent të shpejtë, paksa tepër të sigurt në vetvete.

Mund t'ju ndihmojë:

• Email-e dhe dokumente të draftuara

• Përmbledhni informacion të gjatë

• Gjeneroni ide

• Organizoni shënimet e shpërndara

• Analizoni të dhënat bazë

• Përgatituni për takime

• Krijoni lista kontrolli dhe plane

• Rishkruani përmbajtje për audienca të ndryshme

• Shpjegoni koncepte të panjohura

• Shndërroni mendimet e ashpra në diçka të përdorshme

IA shpesh mund të prodhojë një version të parë të mirë brenda sekondash. Mund të mos jetë perfekte - ndonjëherë është tepër formale, ndonjëherë përsëritëse, dhe herë pas here endet me besim në një gardh.

Megjithatë, të fillosh me diçka është zakonisht më e lehtë sesa të fillosh pa asgjë.

Qëllimi është të mos e lini IA-në të mendojë vetë. Qëllimi është të shpenzoni më pak kohë në fërkime me vlerë të ulët, në mënyrë që të keni më shumë energji për gjykim, kreativitet, marrëdhënie dhe vendime.

2. Pse është e rëndësishme të mësosh si të përdorësh inteligjencën artificiale në punë

Puna është plot me detyra të vogla që marrin më shumë kohë sesa meritojnë.

Një email pesëminutësh shndërrohet në njëzet minuta sepse nuk mund ta gjesh rreshtin e duhur hapës. Një takim prodhon tre faqe me shënime, por asnjë veprim të qartë. Një raport duhet të rishkruhet për udhëheqjen e lartë, klientët dhe një ekip teknik. Papritmas gjysma e pasdites është zhdukur.

IA mund të zvogëlojë kohën e kaluar për transferimin e informacionit nga një formë në tjetrën.

Për shembull:

• Shënimet bëhen një përmbledhje

• Një përmbledhje bëhet një email

• Një email bëhet një skicë prezantimi

• Një ide e përafërt bëhet një plan projekti

• Një spreadsheet bëhet një shpjegim i shkruar

• Një politikë e ndërlikuar bëhet një udhëzues i qartë dhe i arritshëm

Këtu shfaqen rritjet në produktivitet. Jo në momente dramatike të tipit “IA drejton kompaninë tani”, por në dhjetëra përmirësime të vogla.

Është pak si të pastrosh guralecë nga këpuca. Një guralec nuk është krizë, por të ecësh me dymbëdhjetë të tillë gjithë ditën është qesharake.

IA gjithashtu mund ta bëjë ekspertizën më të arritshme. Një punonjës i ri mund të kërkojë një shpjegim të terminologjisë së panjohur. Një menaxher mund të eksplorojë mënyra të ndryshme për të strukturuar reagimet. Një shitës mund të përgatisë pyetje për një industri që ende nuk e kupton.

E përdorur me kujdes, inteligjenca artificiale i ndihmon njerëzit të arrijnë një pikënisje të fortë më shpejt.

3. Detyrat më të mira në vendin e punës për t'i dhënë inteligjencës artificiale

Mënyra më e lehtë për të kuptuar se si të përdorni inteligjencën artificiale në punë është t'i ndani detyrat në tre kategori: krijoni, transformoni dhe analizoni.

Krijo

IA mund të krijojë një draft të parë bazuar në udhëzimet tuaja.

Shembujt përfshijnë:

• Email-et

• Propozime

• Përshkrimet e punës

• Axhendat

• Postimet në rrjetet sociale

• Materialet e trajnimit

• Përgjigjet e klientëve

• Skicat e prezantimit

• Pyetjet e intervistës

Fraza "drafti i parë" ka rëndësi këtu. Përmbajtja e gjeneruar nga inteligjenca artificiale normalisht duhet të rishikohet përpara se të dërgohet, publikohet ose prezantohet.

Transformo

Ky është një nga përdorimet më të forta të inteligjencës artificiale në vendin e punës. Ju i jepni asaj informacionin ekzistues dhe i kërkoni të ndryshojë formatin, gjatësinë, stilin ose nivelin e kompleksitetit.

Për shembull:

• Shkurtoni një raport të gjatë

• Shndërroni shënimet në veprime

• Rishkruani gjuhën teknike për klientët

• Konvertoni një paragraf në pika

• Bëjeni një mesazh të tingëllojë më profesional

• Shndërroni një transkript në një përmbledhje

• Përkthejeni zhargonin e brendshëm në një gjuhë të qartë të përditshme

Detyrat e transformimit zakonisht funksionojnë mirë sepse IA ka materiale nga të cilat të punojë. Nuk po shpik gjithçka nga e para.

Analizoni

IA gjithashtu mund të ndihmojë në identifikimin e modeleve, krahasimin e informacionit dhe strukturimin e një problemi.

Detyrat praktike të analizës përfshijnë:

• Grupimi i reagimeve të klientëve në tema

• Krahasimi i disa opsioneve

• Identifikimi i rreziqeve të mundshme

• Gjetja e boshllëqeve në një plan

• Krijimi i pro-ve dhe kundrave

• Sugjerim pyetjesh që mund t'i keni humbur

• Shpjegimi i trendeve në një grup të dhënash

• Kategorizimi i kërkesave për mbështetje

Megjithatë, analiza e inteligjencës artificiale duhet të trajtohet si ndihmë, jo si e vërtetë e padiskutueshme. Mund të humbasë kontekstin ose të bëjë supozime që duken të arsyeshme, por janë plotësisht të gabuara. Rishikimi njerëzor është ende timoni 🚗

4. Tabela Krahasuese: Mënyra Praktike për të Përdorur IA-në në Punë

Detyrë në vendin e punës	Çfarë mund të bëjë IA	Kontributi më i mirë për të ofruar	Nevojitet shqyrtim njerëzor?	Pse funksionon
Shkrimi i email-eve	Harto, shkurto, zbut, sqaro	Marrësi, qëllimi, faktet kryesore, veprimi i dëshiruar	Po	Heq fërkimin e faqes së bardhë
Shënime takimi	Përmbledh dhe nxirr veprimet	Transkript ose shënime të strukturuara	Patjetër	Shpejt ndan diskutimin nga vendimet
Planifikimi i kërkimit	Sugjeroni pyetje dhe tema	Objektiv dhe audiencë e qartë	Po - faktet duhen verifikuar	Ndihmon në ndërtimin e një kuadri fillestar
Menaxhimi i projektit	Krijoni plane, momente kyçe, rreziqe	Fushëveprimi, afati, ekipi, kufizimet	Po	Organizon informacionin e shpërndarë
Interpretimi i të dhënave	Shpjegoni modelet dhe anomalitë	Të dhëna të pastra plus kontekst biznesi	Nevojitet një shqyrtim i fortë	I bën numrat më të lehtë për t'u diskutuar
Stuhi idesh	Gjeneroni ide dhe alternativa	Problem specifik dhe kufij	Moderuar	Prodhon gamë, ndonjëherë në mënyrë të papritur efektive
Mbështetja e klientit	Hartoni përgjigje dhe klasifikoni çështjet	Mesazhi i klientit dhe udhëzimet e kompanisë	Po, veçanërisht raste të ndjeshme	Përshpejton përgjigjet rutinë
Redaktimi i dokumenteve	Përmirësoni tonin, gramatikën dhe strukturën	Teksti origjinal dhe audienca e synuar	Zakonisht	Më shpejt se redaktimi i fjalisë pas fjalie
Mësim	Shpjegoni konceptet dhe krijoni kuize	Tema, niveli i aftësive, skenari i punës	E lehtë deri në mesatare	E bën trajnimin më të personalizuar
Mbështetje vendimesh	Krahasoni opsionet dhe rreziqet sipërfaqësore	Kriteret, kufizimet, prioritetet	Absolutisht	Qartëson të menduarit, por nuk duhet të vendosë për ju

Tabela e bën të qartë diçka të rëndësishme: IA funksionon më mirë kur detyra është e përcaktuar mirë.

"Ndihmë me projektin tim" është e paqartë.

“Krijimi i një liste kontrolli me gjashtë hapa për nisjen e një përditësimi të vogël të brendshëm të softuerit që përfshin IT-në, mbështetjen e klientëve dhe shitjet” i jep IA-së diçka konkrete me të cilën të punojë.

Një input specifik krijon një output specifik. Vështirë se mund të quhet revolucionar, por është e vërtetë.

5. Si të shkruani udhëzime më të mira me inteligjencë artificiale për punë

Nuk keni nevojë për një formulë të ndërlikuar. Thjesht duhet të ofroni kontekst të mjaftueshëm që inteligjenca artificiale të kuptojë se si duket e mira.

Një kërkesë e besueshme në vendin e punës zakonisht përmban pesë elementë:

Detyra

Tregoni saktësisht se çfarë dëshironi.

Shembull:

"Hartoni një email duke shpjeguar vonesën e dorëzimit."

Konteksti

Shpjegoni se çfarë ndodhi dhe pse detyra ka rëndësi.

Shembull:

"Furnizuesi e ka vonuar dërgesën me katër ditë për shkak të një problemi me stokun."

Publiku

Thuaji IA-së se kush do ta lexojë ose përdorë rezultatin.

Shembull:

"Audienca është një klient afatgjatë i cili është tashmë i frustruar."

Toni ose formati i dëshiruar

Përshkruani se si duhet të tingëllojë ose të duket përgjigjja.

Shembull:

"Përdor një ton të qetë, të drejtpërdrejtë dhe të përgjegjshëm. Mbajeni nën 150 fjalë."

Detajet e kërkuara

Renditni faktet që duhet të përfshihen.

Shembull:

"Përmendni datën e rishikuar të dorëzimit, opsionin e rimbursimit dhe kontaktin e mbështetjes."

Së bashku, pyetja bëhet:

“Hartoni një email për një klient afatgjatë duke i shpjeguar se dërgesa e tyre është vonuar me katër ditë për shkak të një problemi me stokun e një furnizuesi. Përdorni një ton të qetë, të drejtpërdrejtë dhe të përgjegjshëm. Mbajeni atë nën 150 fjalë. Përfshini datën e rishikuar të dorëzimit, opsionin e rimbursimit dhe kontaktin e mbështetjes.”

Kjo kërkesë pothuajse gjithmonë do të japë një rezultat më të mirë sesa "Shkruaj një email me vonesë"

Gjithashtu mund t'i kërkoni IA-së të rishikojë përgjigjen e vet:

• Bëjeni këtë më pak formale

• Hiq përsëritjen

• Shtoni një thirrje për veprim më të qartë

• Rishkruajeni këtë për një audiencë ekzekutive

• Identifikoni çdo supozim të pambështetur

• Më jepni tre alternativa më të forta

• Kundërshtojeni këtë rekomandim

Kjo e fundit është veçanërisht e vlefshme. IA nuk ka nevojë të jetë gjithmonë mbështetësja juaj. Ndonjëherë duhet të jetë kolegu paksa irritues që pyet: "Por çfarë ndodh nëse ky supozim është i gabuar?" 🧐

6. Si të përdorni inteligjencën artificiale për email-et dhe komunikimin në vendin e punës

Email-i është shpesh vendi më i lehtë për të filluar.

IA mund të ndihmojë kur e dini se çfarë doni të thoni, por nuk mund të gjeni formulimin e duhur. Gjithashtu mund t'ju ndihmojë të shmangni mesazhet që janë shumë të drejtpërdrejta, shumë të paqarta ose tre paragrafë më të gjatë seç duhet.

Kërkesat praktike përfshijnë:

• Rishkruaje këtë që të tingëllojë miqësore, por e vendosur

• Bëjeni këtë më koncize

• Shtoni një afat të qartë

• Hiq gjuhën emocionale

• Bëjeni këtë të përshtatshme për lidershipin e lartë

• Shndërrojeni këtë në një vazhdim të sjellshëm

• Shpjegojeni këtë pa zhargon teknik

• Krijo tre opsione të rreshtit të subjektit

IA është veçanërisht e dobishme për komunikim të ndjeshëm, por kujdesi ka rëndësi. Një problem performance, ankesë, shqetësim ligjor ose çështje personale nuk duhet të trajtohet si një mbishkrim i rastësishëm marketingu.

Përdorni inteligjencën artificiale për të strukturuar mesazhin, pastaj rishikoni çdo fjali.

Pyet veten:

• A është e saktë kjo?

• A tingëllon si unë?

• A mund të keqkuptohet ky formulim?

• A është toni i përshtatshëm për marrëdhënien?

• A përfshin informacion privat që nuk duhej të ishte futur?

• A jam i qetë duke e vendosur emrin tim poshtë saj?

Pyetja e fundit është testi më i thjeshtë i kontrollit të cilësisë. Nëse hezitoni ta nënshkruani, mos e dërgoni.

7. Përdorimi i Inteligjencës Artificiale për Takime që Prodhojnë Rezultate Reale

Takimet gjenerojnë shumë informacion dhe, disi, jo gjithmonë shumë qartësi.

IA mund të ndihmojë para, gjatë dhe pas një takimi.

Para takimit

Përdorni IA-në për të:

• Krijo një axhendë

• Identifikoni pyetjet kryesore

• Përmbledhni informacionin mbi sfondin

• Përgatitni pikat e diskutimit

• Parashiko kundërshtimet

• Hartoni një kornizë vendimesh

Një sugjerim praktik mund të jetë:

“Krijoni një axhendë 30-minutëshe për një takim në lidhje me vonesën në integrimin e klientëve. Qëllimi është të identifikohet pengesa kryesore, të bihet dakord për një pronar dhe të zgjidhen dy veprime për këtë javë.”

Pas takimit

IA mund t'i shndërrojë shënimet ose transkriptet në:

• Vendimet kryesore

• Artikuj veprimi

• Pronarët

• Afatet e fundit

• Pyetje të hapura

• Rreziqet

• Email-e pasuese

Mos i besoni automatikisht rezultatit. Transkriptet e takimeve mund të përmbajnë gabime, folës të paqartë, shaka që duken si angazhime dhe angazhime që tingëllojnë si shaka.

Rishikoni përmbledhjen përpara se ta ndani atë.

Një praktikë e mirë është t'i kërkohet IA-së të ndajë informacionin në tre grupe:

1. Vendime të konfirmuara

2. Ide të propozuara

3. Pyetje të pazgjidhura

Kjo parandalon që sugjerimet gjysmë të diskutuara të bëhen magjikisht politikë zyrtare brenda natës.

8. Përdorimi i inteligjencës artificiale për kërkime pa krijuar budallallëqe të sigurta

IA mund t'ju ndihmojë të filloni kërkimin, të organizoni një temë dhe të identifikoni fushat që ia vlen të hetohen.

Mund të:

• Shpjegoni terminologjinë e panjohur

• Gjeneroni pyetje kërkimore

• Krahaso konceptet

• Sugjeroni kategori

• Ndërtoni një skicë

• Përmbledhni informacionin që jepni

• Identifikoni supozimet

• Krijoni pyetje interviste

• Theksoni perspektivat që mungojnë

Ajo që nuk duhet të bëjë është të bëhet burimi juaj i vetëm i së vërtetës.

IA mund të prodhojë detaje të pasakta, shembuj të shpikur, informacione të vjetruaraose deklarata që tingëllojnë shumë më të sigurta nga sa meritojnë.

Për kërkime në vendin e punës, përdorni inteligjencën artificiale si hartograf, jo si vetë territorin.

Një proces i arsyeshëm duket si ky:

1. Kërkojini Inteligjencës Artificiale të përshkruajë temën.

2. Identifikoni pretendimet që kanë rëndësi.

3. Verifikoni faktet e rëndësishme duke përdorur informacion të besueshëm të brendshëm ose të jashtëm.

4. Kërkojini Inteligjencës Artificiale të organizojë gjetjet e verifikuara.

5. Rishikoni rezultatin përfundimtar për saktësi dhe paragjykim.

Gjithashtu mund ta nxisni IA-në të tregojë pasiguri:

• Cilat pjesë të kësaj përgjigjeje mund të jenë të pabesueshme?

• Çfarë supozimesh po bën?

• Cilat fakte duhet të verifikoj?

• Çfarë informacioni do ta ndryshonte këtë rekomandim?

• Më jepni argumentin më të fortë kundër këtij përfundimi.

Këto sugjerime nuk do ta bëjnë inteligjencën artificiale të pagabueshme, por ato inkurajojnë të menduarit më të kujdesshëm.

9. Si të përdoret inteligjenca artificiale për të dhëna, raporte dhe fletëllogaritëse

IA mund t’i bëjë numrat më të lehtë për t’u kuptuar, veçanërisht për njerëzit që nuk jetojnë brenda fletëllogaritëseve gjithë ditën.

Mund t'ju ndihmojë:

• Shpjegoni formulat

• Sugjeroni strukturat e fletëllogaritëseve

• Kategorizo ​​të dhënat

• Përmbledh trendet

• Shndërroni figurat në komente me shkrim

• Identifikoni anomalitë e mundshme

• Krijo rekomandime grafikësh

• Seksionet e raportit të draftit

• Përkthejeni gjetjet teknike në gjuhën e biznesit

Për shembull, në vend që të pyesni:

"Çfarë do të thotë kjo e dhënë?"

Provo:

"Rishikoni këtë tabelë mujore të shitjeve. Identifikoni tre ndryshimet më të mëdha, sugjeroni shpjegime të mundshme dhe listoni pyetjet që duhet të bëj përpara se të nxjerr përfundime."

Kjo klauzolë përmbyllëse ka rëndësi. Të dhënat rrallëherë e shpjegojnë veten.

Një rënie e shitjeve mund të vijë nga kërkesa më e ulët, mungesa e të dhënave, modelet sezonale, ndryshimet e çmimeve, një kontratë e vonuar ose dikush që aksidentalisht ka ngjitur vlerat në kolonën e gabuar. Fletët me llogaritje kanë talent për të krijuar fatkeqësi të vogla, ndërkohë që duken krejtësisht të qeta.

Mos e lini kurrë inteligjencën artificiale të marrë një vendim financiar, operacional ose të personelit me ndikim të lartë, bazuar vetëm në një të dhënë të ngjitur.

Kontrolloni:

• Nëse të dhënat janë të plota

• Nëse njësitë janë të sakta

• Nëse kategoritë janë konsistente

• Nëse vlerat që mungojnë kanë rëndësi

• Nëse inteligjenca artificiale e ka keqkuptuar kontekstin e biznesit

• Nëse korrelacioni po trajtohet si shkakësi

Inteligjenca artificiale mund ta përshpejtojë interpretimin. Përgjegjësia u takon ende njerëzve.

10. Mbrojtja e Informacionit Konfidencial dhe të Ndjeshëm 🔐

Para se të futni informacionin e vendit të punës në ndonjë mjet të inteligjencës artificiale, kuptoni rregullat e organizatës suaj.

Mos supozo se çdo platformë e inteligjencës artificiale është e miratuar për të dhëna konfidenciale.

Informacioni i ndjeshëm mund të përfshijë:

• Të dhënat e klientëve

• Informacion mbi punonjësit

• Fjalëkalimet ose kredencialet e aksesit

• Detajet mjekësore

• Dokumente ligjore

• Të dhëna financiare

• Planet e produkteve të papublikuara

• Strategjia e brendshme

• Kodi i pronarit

• Kushtet e kontratës

• Informacion personal i identifikueshëm

Kur është e mundur, hiqni detajet identifikuese.

Në vend që të futni:

"Shkruani një vlerësim të performancës për Jordan Smith në ekipin e operacioneve të Mançesterit, i cili humbi afatin e kontratës së Acme."

Përdorni diçka si:

"Shkruani një vlerësim të performancës për një punonjës të operacioneve i cili ka humbur një afat të rëndësishëm për klientin. Mbajeni reagimin faktik, konstruktiv dhe të përqendruar në hapat e mëtejshëm."

Anonimizimi i informacionit zvogëlon rrezikun, ndërkohë që lejon që IA të ndihmojë me strukturën.

Kontrolloni gjithashtu nëse organizata juaj ofron një sistem të miratuar të inteligjencës artificiale të ndërmarrjes. Këto mjete mund të përfshijnë kontrolle më të forta të të dhënave, menaxhim të aksesit dhe politika të brendshme.

Komoditeti nuk është një arsye e mirë për të zbuluar informacione që duhet të mbeten private. Kjo nuk është risi. Kjo është thjesht ta lësh dollapin e arkivave të zyrës hapur në shi.

11. Kur IA nuk duhet të marrë vendimin përfundimtar

IA mund të mbështesë një vendim, por disa vendime kërkojnë përgjegjësi njerëzore nga fillimi deri në fund.

Kini kujdes veçanërisht me:

• Punësimi dhe shkarkimi

• Disiplina e punonjësve

• Vendimet mjekësore

• Këshilla ligjore

• Miratime krediti ose financiare

• Punë kritike për sigurinë

• Vendimet e pajtueshmërisë

• Vlerësimi i performancës

• Kontestet e ndjeshme të klientëve

• Vendime që përfshijnë diskriminim ose drejtësi

IA mund të ndihmojë në përmbledhjen e provave, identifikimin e pyetjeve ose krahasimin e skenarëve. Nuk duhet të lejohet që ajo të marrë vendimin përfundimtar pa mbikëqyrje të kualifikuar njerëzore.

Pse? Sepse IA nuk i kupton pasojat në mënyrën se si i kuptojnë njerëzit. Mund të përpunojë modele, por nuk mbart përgjegjësi, empati, detyrë profesionale apo kontekst të jetuar.

Gjithashtu mund të riprodhojë paragjykime të fshehura në shembuj, të dhëna historike ose në mënyrën se si është formuluar një kërkesë.

Një rregull i shëndoshë është:

Sa më i madh të jetë ndikimi në të drejtat, jetesën, sigurinë ose të ardhmen e një personi, aq më pak kontroll duhet të ketë IA.

Ky rregull nuk është i dukshëm, por është i vlefshëm.

12. Si mund ta prezantojnë menaxherët inteligjencën artificiale pa shkaktuar panik

Kur udhëheqësit e prezantojnë keq inteligjencën artificiale, punonjësit shpesh dëgjojnë një mesazh:

"Ne gjetëm një makinë që mund t'ju zëvendësojë."

Edhe kur ky nuk është qëllimi, komunikimi i paqartë krijon ankth.

Një qasje më e mirë është të shpjegohet:

• Pse po prezantohet inteligjenca artificiale

• Cilat detyra mund të mbështesë

• Cilat detyra mbeten të drejtuara nga njeriu

• Çfarë të dhënash mund të fusin punonjësit

• Çfarë shqyrtimi kërkohet

• Si duhet të raportohen gabimet

• Si do të matet suksesi

• Çfarë trajnimi do të ofrohet

Menaxherët duhet të përqendrohen në shembuj praktikë dhe jo në premtime madhështore.

Për shembull:

"Ne po përdorim inteligjencën artificiale për të krijuar draftet e para të përgjigjeve rutinë të klientëve. Çdo përgjigje do të rishikohet ende nga një agjent mbështetjeje."

Kjo është më e qartë se:

"Ne po përmirësojmë përvojën e klientit përmes inteligjencës së gjeneratës së ardhshme."

Fjalia e dytë tingëllon e shtrenjtë dhe nuk do të thotë pothuajse asgjë.

Ekipet duhet të lejohen gjithashtu të eksperimentojnë brenda kufijve të sigurt. Punonjësit që kryejnë punën shpesh dallojnë rastet më të mira të përdorimit sepse ata e dinë saktësisht se cilat procese janë përsëritëse, frustruese dhe të mbajtura së bashku nga një spreadsheet heroik.

13. Një kornizë e thjeshtë për të filluar këtë javë

Për të filluar përdorimin e inteligjencës artificiale pa i ndërlikuar shumë gjërat, zgjidhni një detyrë me risk të ulët.

Hapi 1: Gjeni një detyrë përsëritëse

Kërkoni punë që e bëni disa herë në javë.

Shembuj:

• Shkrimi i emaileve pasuese

• Përmbledhja e takimeve

• Formatimi i raporteve

• Krijimi i axhendave

• Rishkrimi i përmbajtjes

• Organizimi i shënimeve

Hapi 2: Përcaktoni një rezultat të vlefshëm

Vendosni se si duket suksesi.

Ndoshta doni të shkurtoni kohën e hartimit, të përmirësoni qëndrueshmërinë, të zvogëloni gabimet ose të krijoni veprime më të qarta.

Hapi 3: Krijo një kërkesë të ripërdorshme

Shkruani një pyetje që përfshin detyrën, kontekstin, audiencën, formatin dhe kufizimet.

Ruajeni në një vend të arritshëm.

Hapi 4: Rishikoni çdo rezultat

Kontrolloni faktet, tonin, privatësinë dhe rëndësinë.

Mos e ngatërroni shpejtësinë me cilësinë.

Hapi 5: Përmirësoni kërkesën

Vini re se çfarë gabon IA.

Shtoni udhëzime më të qarta. Jepni shembuj. Hiqni paqartësinë. Kërkoni një strukturë të ndryshme.

Hapi 6: Matni rezultatin

A kurseu kohë? A u përmirësua cilësia? A krijoi punë shtesë redaktimi?

Disa rrjedha pune të inteligjencës artificiale duken mbresëlënëse, por nuk kursejnë pothuajse asgjë. Të tjerat eliminojnë në heshtje një orë zhgënjim çdo javë.

Mbajeni llojin e dytë.

14. Gabime të Zakonshme që Njerëzit Bëjnë me Inteligjencën Artificiale në Vendin e Punës

Të kuptuarit se si të përdoret inteligjenca artificiale në punë do të thotë gjithashtu të dish se çfarë nuk duhet të bësh.

Dhënia e udhëzimeve të paqarta

Hyrja e dobët krijon rezultate të përgjithshme.

Shtoni kontekst, shembuj, kufizime dhe një qëllim të qartë.

Besimi në përgjigjen e parë

Përgjigja e parë është një draft, jo një urdhërim i gdhendur në gur.

Kërkoni për rishikime.

Kopjimi pa redaktim

Shkrimi i gjeneruar nga inteligjenca artificiale mund të tingëllojë i rafinuar, por bosh. Shtoni detaje të vërteta, hiqni frazat e përgjithshme dhe bëjeni të tingëllojë si njerëzor.

Ndarja e të dhënave konfidenciale

Mos ngjitni informacione të ndjeshme në sisteme të pamiratuara.

Përdorimi i inteligjencës artificiale për gjithçka

Disa detyra janë më të shpejta për t'u përfunduar vetë.

Nuk keni nevojë për një kërkesë të inteligjencës artificiale prej gjashtë paragrafësh për të shkruar "Faleminderit, do ta shqyrtoj këtë sot"

Fshehja e përdorimit të inteligjencës artificiale kur zbulimi ka rëndësi

Disa organizata, klientë ose industri kërkojnë transparencë. Ndiqni politikën përkatëse.

Trajtimi i rezultateve të inteligjencës artificiale si objektiv

IA pasqyron modelet dhe supozimet. Nuk është automatikisht neutrale.

Automatizimi i një procesi të prishur

Shpejtimi i një procesi të keq nuk e bën atë të mirë. Ai thjesht prodhon gabime me një shpejtësi mbresëlënëse 💨

Rregulloni rrjedhën e punës përpara se ta automatizoni atë.

15. Ndërtimi i një zakoni të qëndrueshëm të inteligjencës artificiale

Mënyra më e mirë për t'u ndjerë rehat me inteligjencën artificiale në vendin e punës është ta përdorni atë rregullisht për detyra të vogla dhe specifike.

Filloni me një ose dy aktivitete të përsëritshme.

Për shembull:

• Çdo të hënë, përdorni inteligjencën artificiale për të organizuar prioritetet tuaja.

• Pas takimeve, shndërroni shënimet në pika veprimi.

• Para se të dërgoni një email të gjatë, kërkojini IA-së ta shkurtojë atë.

• Kur përballeni me një vendim, kërkoni supozime dhe kundërargumente.

• Në fund të një projekti, përdorni inteligjencën artificiale për të strukturuar mësimet e nxjerra.

Mbani një bibliotekë të vogël me pyetje për detyrat që përsëritni. Me kalimin e kohës, do të zhvilloni një ndjenjë se cilat pyetje funksionojnë, cilat detyra janë të përshtatshme dhe ku gjykimi njerëzor ka më shumë rëndësi.

Gjithashtu do të mësoni kur të mos përdorni inteligjencën artificiale.

Kjo është gjithashtu pjesë e njohurive të inteligjencës artificiale.

Qëllimi nuk është përdorimi maksimal i inteligjencës artificiale. Qëllimi është një punë më e mirë.

Një shënim praktik përmbyllës

Të mësuarit se si të përdoret inteligjenca artificiale në punë ka të bëjë kryesisht me të mësuarit se si të delegohet qartë.

IA është e vlefshme për hartimin, përmbledhjen, përshtatjen, organizimin, shpjegimin dhe eksplorimin. Mund të zvogëlojë përpjekjet e përsëritura dhe t'ju ndihmojë të kaloni nga një faqe bosh në një version të parë të realizueshëm shumë më shpejt.

Por ka nevojë për kufij.

Mbroni informacionin konfidencial. Verifikoni pretendimet e rëndësishme. Rishikoni komunikimin e ndjeshëm. Mbani njerëzit përgjegjës për vendimet me ndikim të lartë. Dhe ju lutem, rezistoni tundimit për të automatizuar një proces që askush nuk e kupton.

Filloni me hapa të vegjël. Zgjidhni një detyrë bezdisëse dhe të përsëritshme. Jepini inteligjencës artificiale udhëzime të qarta, rishikoni rezultatin dhe përsosni procesin.

Kur përdoret mirë, inteligjenca artificiale nuk e bën punën më pak njerëzore. Ajo krijon më shumë hapësirë ​​për pjesët e punës që kërkojnë njerëz në radhë të parë - gjykimin, besimin, vëmendjen, empatinë dhe aftësinë për të vënë re kur një takim ka dalë krejtësisht jashtë kontrollit. 

Shembull praktik: Shndërrimi i shënimeve të takimeve në pika veprimi të besueshme

Skenari

Maya menaxhon integrimin e klientëve në një kompani softuerësh në rritje. Ajo merr pjesë në tre takime projekti çdo javë, mban shënime të përafërta ndërsa njerëzit flasin dhe më vonë i shndërron këto shënime në email-e ndjekëse.

Detyra është përsëritëse, por mbart njëfarë rreziku. Një afat i propozuar mund të ngatërrohet lehtësisht me një afat të rënë dakord, ndërsa një sugjerim i përgjithshëm mund të bëhet pa dashje përgjegjësi e caktuar e dikujt. Qëllimi, pra, është të mos lejohet që IA të vendosë se çfarë ka ndodhur. Është të përdoret IA për të organizuar shënimet ndërsa Maya verifikon çdo vendim, pronar dhe datë përpara se të ndajë përmbledhjen.

Çfarë i duhet asistentit

Maya ofron:

• Shënimet e saj anonime të takimit ose një transkript i miratuar

• Qëllimi i takimit

• Një listë e pjesëmarrësve dhe rolet e tyre

• Formati i kërkuar i daljes

• Një rregull që thotë se pronarët ose afatet që mungojnë duhet të etiketohen në vend që të shpiken

• Një dallim i qartë midis vendimeve të konfirmuara, ideve të propozuara dhe çështjeve të pazgjidhura

• Metoda e miratuar nga kompania e saj për trajtimin e informacionit konfidencial

Përpara se të ngarkojë ndonjë gjë, ajo heq emrat e klientëve, të dhënat personale, kredencialet e aksesit dhe informacionin e ndjeshëm komercialisht, përveç nëse sistemi i inteligjencës artificiale është miratuar posaçërisht për të trajtuar ato të dhëna.

Shembull udhëzimi

"Shndërroni shënimet e takimit më poshtë në një përmbledhje koncize të hapave pasues.".

Organizoni përgjigjen nën këto tituj:

1. Vendime të konfirmuara

2. Artikuj veprimi

3. Ide të propozuara

4. Pyetje të pazgjidhura

5. Rreziqe ose varësi

Për çdo veprim, përfshini detyrën, pronarin dhe afatin. Nëse një pronar ose afat nuk është rënë dakord në mënyrë të qartë, shkruani 'Nuk është konfirmuar'. Mos nxirrni përfundime për angazhime ose mos shpikni detaje.

Mbajeni përmbledhjen nën 350 fjalë. Përdorni gjuhë të qartë dhe neutrale, të përshtatshme për të gjithë ata që morën pjesë në takim.

Para se të mbaroni, renditni çdo deklaratë që është e paqartë ose që mund të ketë nevojë për verifikim

Prodhim i mirë kundrejt atij të keq

Një artikull veprimi i dobët mund të thotë:

"Semi do ta përditësojë udhëzuesin e integrimit deri të premten."

Kjo tingëllon e qartë, por është e pasigurt nëse shënimet tregojnë vetëm se Semi mund ta shqyrtojë udhëzuesin dhe nuk është rënë dakord për ndonjë afat kohor.

Një version më i mirë do të thoshte:

"Rishikoni udhëzuesin e integrimit - pronari i propozuar: Sam; afati i fundit: i pakonfirmuar."

Versioni i dytë e ruan pasigurinë në vend që ta shndërrojë në heshtje një diskutim në një angazhim.

Si ta testoni

Maya krijon një set të vogël testesh duke përdorur gjashtë takime të mëparshme, rezultatet e të cilave i di tashmë.

Ajo kontrollon nëse asistentja:

• Ndan vendimet nga sugjerimet

• Kopjon me saktësi emrat, datat dhe afatet

• Shënon informacionin që mungon si të pakonfirmuar

• Shmang caktimin e detyrave për të cilat nuk është rënë kurrë dakord

• Përfshin pyetje të rëndësishme të pazgjidhura

• Prodhon një përmbledhje që një pjesëmarrës tjetër mund ta kuptojë

• Lëshon detajet konfidenciale të hequra nga të dhënat hyrëse

Ajo gjithashtu shton raste të qëllimshme të skajshme:

• Një pjesëmarrës bën shaka për përfundimin e një detyre

• Dy persona diskutojnë pronësinë pa arritur një marrëveshje

• Dikush përmend dy afate të mundshme

• Transkripti i cakton një koment folësit të gabuar

• Një vendim anulohet më vonë gjatë takimit

• Një detyrë është rënë dakord, por nuk emërohet asnjë pronar

Fluksi i punës kalon vetëm kur Maya mund të gjurmojë çdo vendim dhe veprim deri te shënimet origjinale.

Rezultati

Rezultati ilustrues: Maya e teston procesin në gjashtë përmbledhje takimesh gjatë dy javëve.

Procesi i saj manual më parë zgjaste mesatarisht 18 minuta për takim. Me inteligjencën artificiale, drafti i parë zgjaste rreth 2 minuta për t’u gjeneruar, i ndjekur nga një mesatare prej 7 minutash për kontroll dhe redaktim. Kjo e zvogëlon kohën totale të përpunimit nga 18 minuta në 9 minuta për takim.

Në gjashtë takime, shembulli i kursimit është:

• Totali i mëparshëm: 6 × 18 minuta = 108 minuta

• Totali i asistuar nga inteligjenca artificiale, përfshirë rishikimin: 6 × 9 minuta = 54 minuta

• Koha ilustruese e kursyer: 54 minuta

Pesë nga gjashtë përmbledhjet plotësojnë listën e kontrollit të pranimit pas një shqyrtimi. Përmbledhja e mbetur kërkon një shqyrtim të dytë sepse transkripti ngatërroi dy folës.

Këto shifra janë një vlerësim shembullor bazuar në konfigurimin e deklaruar të testit, jo një rezultat i publikuar i kompanisë. Mostra është e vogël, takimet mund të ndryshojnë në kompleksitet dhe llogaritja përfshin kohën e shqyrtimit, por jo kohën e nevojshme për të pastruar ose anonimizuar transkriptet.

Çfarë mund të shkojë keq

Asistenti mund të:

• Shpik një pronar për një detyrë të pacaktuar

• Trajtojeni një datë të sugjeruar si një afat të konfirmuar

• Humb një vendim që u formulua në mënyrë indirekte

• Ia atribuoj një koment personit të gabuar

• Krijoni një përmbledhje të rafinuar që fsheh pasigurinë

• Ruani informacionin e ndjeshëm të përfshirë në shënime

• Ndiqni udhëzimet e vjetruara nëse ndryshon shablloni i takimit

Gabimi më serioz do të ishte dërgimi i përmbledhjes pa e kontrolluar atë. Rrjedhshmëria nuk është provë se të dhënat janë të sakta.

Prandaj, Maya krahason çdo veprim me shënimet burimore, konfirmon angazhimet e paqarta me personin përkatës dhe i mban shënimet origjinale në dispozicion për referencë. Çështjet delikate ose të diskutueshme trajtohen manualisht në vend që t'i delegohen asistentit.

Përgatitje praktike për të marrë me vete

IA është e vlefshme këtu sepse e shndërron informacionin ekzistues në një strukturë më të qartë. Ajo nuk zëvendëson personin përgjegjës për konfirmimin e asaj që është vendosur.

Një rrjedhë pune e sigurt është e thjeshtë: ofroni rregulla të qarta, hiqni informacione të ndjeshme, kërkoni që IA të tregojë pasiguri, testojeni atë kundrejt shembujve të njohur dhe përfshini rishikimin njerëzor në çdo kursim kohe të pretenduar.

Pyetje të shpeshta

Si mund të fillojnë fillestarët të përdorin inteligjencën artificiale në punë në mënyrë të sigurt?

Filloni me një detyrë të vetme, përsëritëse dhe me rrezik të ulët, siç është hartimi i emaileve pasuese, përmbledhja e shënimeve, krijimi i axhendave ose riorganizimi i përmbajtjes ekzistuese. Jepini inteligjencës artificiale udhëzime të qarta dhe më pas rishikoni rezultatin për saktësi, ton, privatësi dhe rëndësi. Shmangni futjen e informacionit të ndjeshëm, përveç nëse organizata juaj e ka miratuar mjetin për trajtimin e atyre të dhënave.

Cilat janë detyrat më të mira për t'u automatizuar me inteligjencën artificiale në vendin e punës?

IA performon mirë kur krijon draftet e para, ripërpunon informacionin ekzistues dhe organizon analizat bazë. Detyrat e përshtatshme përfshijnë rishkrimin e dokumenteve, nxjerrjen e veprimeve të takimeve, grupimin e reagimeve, shpjegimin e tendencave të spreadsheet-eve dhe gjenerimin e listave të kontrollit. Është më pak e përshtatshme për vendime me ndikim të lartë që përfshijnë punësimin, çështjet ligjore, sigurinë, financat, kujdesin shëndetësor ose drejtësinë.

Si mund të shkruaj një kërkesë të mirë të inteligjencës artificiale për punë?

Një kërkesë e fortë në vendin e punës shpjegon detyrën, kontekstin, audiencën, formatin e dëshiruar dhe detajet e kërkuara. Në vend që të kërkoni ndihmë të përgjithshme, përshkruani rezultatin specifik që ju nevojitet dhe çdo kufizim, siç është numri i fjalëve ose toni. Mund ta përsosni më tej përgjigjen duke i kërkuar Inteligjencës Artificiale të heqë përsëritjen, të identifikojë supozimet ose të sinjalizojë informacionin që ka nevojë për verifikim.

Si mund ta përdor inteligjencën artificiale për email-et pa u dukur si robotik?

Jepni mesazhin origjinal, qëllimin e tij, marrëdhënien tuaj me marrësin dhe tonin që dëshironi. Kërkojuni Inteligjencës Artificiale ta bëjë emailin konciz, miqësor, të vendosur ose të përshtatshëm për një audiencë të caktuar. Përpara se ta dërgoni, shtoni detaje konkrete, hiqni formulimet e përgjithshme dhe kontrolloni që çdo fjali të tingëllojë natyrshëm nën emrin tuaj.

Si duhet të rishikohen shënimet e takimeve të gjeneruara nga inteligjenca artificiale?

Krahasoni çdo vendim, veprim, pronar dhe afat me shënimet origjinale ose një transkript të miratuar. Kërkoni që IA të ndajë vendimet e konfirmuara nga idetë e propozuara dhe pyetjet e pazgjidhura. Informacioni që mungon duhet të etiketohet si "I pa konfirmuar" në vend që të jetë i hamendësuar, veçanërisht kur folësit diskutuan pronarë ose data të mundshme pa arritur një marrëveshje.

A mund të analizojë me saktësi IA fletëllogaritjet dhe të dhënat e biznesit?

IA mund të shpjegojë formulat, të përmbledhë trendet, të identifikojë anomalitë e mundshme dhe t'i shndërrojë shifrat në komente me shkrim. Megjithatë, interpretimi i saj varet nga të dhënat e pastra dhe konteksti i mjaftueshëm i biznesit. Kontrolloni njësitë, vlerat që mungojnë, qëndrueshmërinë e kategorive dhe nëse ekzistojnë shpjegime alternative përpara se të përdorni rezultatin për vendime financiare, operative ose të personelit.

Cilat informacione të vendit të punës nuk duhet të futen kurrë në IA?

Shmangni futjen e fjalëkalimeve, kredencialeve të aksesit, të dhënave të klientëve, të dhënave të punonjësve, informacionit mjekësor, dokumenteve ligjore, kodit pronësor, planeve të papublikuara ose të dhënave të ndjeshme financiare në sisteme të pamiratuara. Hiqni emrat dhe detajet identifikuese sa herë që është e mundur. Politika e të dhënave e organizatës suaj dhe mjetet e miratuara të ndërmarrjes duhet të përcaktojnë se cilat informacione mund të përpunohen në mënyrë të sigurt.

Si mund ta prezantojnë menaxherët inteligjencën artificiale në punë pa i shqetësuar punonjësit?

Menaxherët duhet të shpjegojnë pse po prezantohet IA, cilat detyra do të mbështesë, çfarë mbetet e udhëhequr nga njeriu dhe si duhet të rishikohen rezultatet. Ata gjithashtu duhet të përcaktojnë praktikat e miratuara të të dhënave, trajnimin, procedurat e raportimit dhe masat e suksesit. Shembujt konkretë kanë tendencë të ndërtojnë më shumë besim sesa premtimet e paqarta në lidhje me transformimin ose rrjedhat inteligjente të punës.

Cilat janë gabimet më të zakonshme kur përdorni inteligjencën artificiale në punë?

Gabimet e zakonshme përfshijnë dhënien e udhëzimeve të paqarta, besimin te përgjigja e parë, kopjimin e përmbajtjes pa redaktim dhe ndarjen e informacionit konfidencial. Njerëzit gjithashtu mund të automatizojnë procese të prishura ose ta trajtojnë rezultatin e inteligjencës artificiale si objektiv. Një qasje më e mirë është të verifikohen pretendimet e rëndësishme, të rishikohen draftet e dobëta, të testohen rrjedhat e punës të përsëritshme dhe të mbahet e qartë përgjegjësia njerëzore.

Si mund ta mat nëse një rrjedhë pune e inteligjencës artificiale kursen kohë?

Matni të gjithë procesin, duke përfshirë përgatitjen e të dhënave hyrëse, anonimizimin e informacionit, kontrollin e rezultateve dhe bërjen e korrigjimeve. Krahasoni këtë total me kohën dhe cilësinë e rrjedhës suaj të mëparshme të punës. Një proces efektiv i inteligjencës artificiale duhet të zvogëlojë përpjekjen ose të përmirësojë qëndrueshmërinë pa krijuar rreziqe të papranueshme për privatësinë, saktësinë ose llogaridhënien.

Referencat

1. Qeveria e Mbretërisë së Bashkuar - Udhëzues për Inteligjencën Artificiale për Qeverinë e Mbretërisë së Bashkuar - gov.uk

2. Instituti Kombëtar i Standardeve dhe Teknologjisë - Korniza e Menaxhimit të Riskut të Inteligjencës Artificiale: Inteligjenca Artificiale Gjenerative - nist.gov

3. Zyra e Komisionerit të Informacionit - IA, Mbrojtja e të Dhënave dhe Sektori Publik: Politikat e IA-së - ico.org.uk

4. Byroja Kombëtare e Kërkimeve Ekonomike - nber.org

5. Komisioni i SHBA-së për Mundësi të Barabarta në Punësim - Cili është roli i EEOC-së në inteligjencën artificiale? - eeoc.gov

6. Shërbimi Qeveritar i Komunikimit - Politika Gjenerative e IA-së GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Një Udhëzues Praktik për Ndërtimin me IA - openai.com

Gjeni IA-në më të fundit në Dyqanin Zyrtar të Asistentëve të IA-së

Rreth Nesh